Erfahrungswerte

Hier findet man Themen aus meinen vielfältigen Erfahrungsschatz -- bei Interesse einfach Kontakt aufnehmen!

Seit 2019 bin ich neben meinem Hauptberuf auch beratend tätig. Meine langjährigen Erfahrungen mit Zutritts-, Zeitwirtschafts- und Abrechnungssystemen, habe ich insbesondere in der Umsetzung der Digitalisierung von Arbeitsprozessen gemacht (Workflows). Ergänzende Jobabläufe und die Verteilung von Informationen oder Dokumenten im Betrieb, über die unterschiedlichsten Wege sind sehr gefragt und bekommen immer mehr Bedeutung in einer schnelllebigen Zeit. Hierbei steht neben der klaren Zielfindung, was in einem Unternehmen als Ergebnis gebraucht wird, vor allem die Art und Weise der Nutzung des Ergebnisses im Fokus. Die Akzeptanz beim Mitarbeiter ist von großer Bedeutung und damit auch der wichtigste Erfolgsfaktor, denn dann wird die Sache auch genutzt! Die Versprechungen der Anbieter werden oft erst durch ein geschicktes Einlenken im Projekt erzielt und kommen weniger von der Software selber. Der Mangel an Zeit und Personal in der Umsetzung, ist fast immer gegeben. Leider erfolgt aus Zeit- oder Kostengründen oft am Ende eines Projektes die Schnell-Schnell-Lösung, die viele komplizierte Aktionen und Nachbesserungen nach sich ziehen und damit erhebliche Zusatzkosten im Anschluss erzeugen. Dagegen braucht eine einfache, sich selbst erklärende Lösung zwar erst einmal eine intensive Analyse. Diese zahlt sich dann aber durch eine lang nutzbare Investition aus. Also eine Lösung, die nicht nur einfach handhabbar ist, sondern auch ständige Nachfragen beim Sachbearbeiter reduziert. Viele Softwareprodukte bieten zudem Bereiche an, mit denen man - ohne den Systemstandard zu verändern - dem jeweiligen Unternehmen angepasste Ergänzungen einrichten kann (z. B. User- oder Jobexits). Mit einfachen Skripten sind oft je nach System Sachverhalte realisierbar, die entweder gar nicht oder noch nicht im Standard angeboten werden. Hat man erst einmal eine Ersatzlösung geschaffen, gewinnt man die notwendige Erfahrung und kann dann ggfs. später eine Standardlösung besser einschätzen - insbesondere der Kosten-Nutzen-Effekt. Nebenbei ist man zudem nicht in der Notlage zugreifen zu müssen.

Worauf schaut man auf einer Verdienstabrechnung als erstes? Richtig, den ausgezahlten Betrag. Findet man den erst durch langes Suchen, hat der für das Design Verantwortliche sein Ziel verfehlt. Interessanter Weise kommt dieser Fall sehr selten vor. Ganz anders beim Zeitnachweis, der so gut wie keine gesetzlichen oder tariflichen Grundlagen hat. Aber auch hier gilt, Klarheit und Reduzierung auf das Wesentliche. Neben einer Vielzahl von wichtigen Informationen werden leider oft System- oder Fachtechnische Zusätze ausgegeben, die keinen Mitarbeiter interessieren - denn der ist der Empfänger. Manchmal erhält man mehrseitige Auflistungen auf denen das Auge mit vielen Tabellenzeilen gequält wird und der Mitarbeiter am Ende zur eigenen Auswertung greift; etwas anderes berechnet und dann alles in Frage stellt. Als es noch Schriftsetzer bei den Verlagen gab, die eine Sache optisch gut hervorbringen konnten, gab es noch keine maschinelle Zeitnachweise. Diese sind erst entstanden, als die Arbeitswelt komplexer wurde und die Sachverhalte neben der Verdienstabrechnung einer weiteren Erläuterung bedurften. Diese Erläuterungen kamen natürlich vom Fachpersonal und waren selten davon getragen auch vom Laien verstanden zu werden. Fehlinterpretationen bis zum Verdacht, etwas vertuschen zu wollen sind die Folge. "Schöne", ansprechende Zeitnachweise sucht man vergeblich. Dazu gibt es offensichtlich keinen Markt, wohl aber ein (unbefriedigtes?) Interesse. Dabei sind die Informationen auf einem Zeitnachweis recht simpel: Ein paar Stamm- und Organisationsdaten, eine Tagestabelle mit ein paar Werten, den Monatssummen und ein paar übergeordnete Saldenwerte, die sich aus dem Sachverhalt von selber ergeben: Habe ich am Monatsanfang noch 20 Tage Urlaub und war 10 Tage in Urlaub, so braucht man keinen täglichen Urlaubssaldo, sondern nur den Resturlaub, basta. Noch besser: Den Rest des noch nicht verplanten Urlaubs zum Jahresende. Einige Standardsysteme scheitern schon an dieser einfachen Berechnung oder der Einseitigkeit der Ausgabe. Ob im Hochformat für normale Angestellte oder im Querformat für gewerbliches Personal mit Auflistung aller tägl. Zuschläge und Saldenänderungen. Zu guter Letzt soll möglichst noch alles im Farbton und Layout des Unternehmens erscheinen (CI). Geht man mit diesen Anforderungen auf seinen Dienstleister zu, kann es passieren, dass die Antwort "geht nicht" folgt. Bohrt man weiter, öffnen sich manchmal Dimensionen und Erkenntnisse. Ich behaupte: Geht doch, mit etwas Wille und vielleicht mit anderen Ansätzen.

--- --- ---   --- --- ---   --- --- ---

Wem die Nutzungsbedingungen von Skype, WhatsApp, Messenger usw. nicht gefallen, der kann sich einmal mit einer etwas exotischen Variante befassen: Register Chat

Ich selber nutze Telegram inzwischen sehr intensiv. In den Medien leider zu unrecht verschrieen nur weil es auch von Extremisten benutzt wird. Extremisten fahren auch bestimmte Autos, deswegen diese Autos nicht mehr benutzen? Eine seltsame Argumentation, nicht wahr? Telegram bietet einen großen Funktionsumfang, den man bei den anderen Diensten nicht immer findet. So kann man Infokanäle und Bots erstellen. Das Telefonieren funktioniert inzwischen sogar mit Video in einer sehr guten Qualität. Der Zugriff auf die eigenen Kontakte auf dem Mobiltelefon ist abstellbar, ohne das Funktionen eingeschränkt werden. Wie bei allen anderen Diensten läuft die Kommunikation natürlich über eigene Server des Anbieters und kann vollständig mitgelesen werden, da man selber keine eigene Verschlüsselung einstellen kann. Wer damit leben kann, erhält ein sehr schnell reagierendes System, das auf mehreren Geräten gleichzeitig betrieben werden kann. Es ist also egal ob ich eine Nachricht vom Telefon oder vom PC aus sende, es ist immer alles sofort synchronisiert. Mal sehen wie lange das noch so gratis angeboten wird und ob die Daten, die die Anwender als Ausgleich liefern wirklich noch so wertvoll sind.

Viel Spaß und Erfolg. Gerne höre ich Kritik und Verbesserungsvorschläge.